حذف دیوان سالاری با ثبت الکترونیکی کلید خورد

نسیم دنا : رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ضمن تشریح جزئیات بیشتری از نقش و تاثیر فناوری‌های نوین و الکترونیکی شدن اسناد، از آخرین وضعیت طرح‌های مهمی مانند طرح جامع کاداستر خبر داد.

دکتر احمد تویسرکانی خدمات سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را خدمات وسیع و گسترده‌ای عنوان کرد و افزود: با توجه به اینکه بسیاری از تخلفات و جرایم و مشکلات جامعه ناشی از بی‌نظمی‌ها و تخطی از مقررات و قوانین است، بعد از ارائه اطلاعات حقوقی در سامانه‌های مختلف از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، همه مردم با این خدمات سروکار پیدا کرده و با مرور زمان این خدمات نقش مهمی در نظم حقوقی جامعه ایفا خواهد کرد.

وی با تاکید بر حاکم شدن نگاه پیشگیرانه در تمام مراحل ارائه خدمات ثبتی، ادامه داد: تمام مسئولان باید تلاش خود را در جهت توسعه نظم حقوقی جامعه به عمل آورده و در توسعه خدمات ثبتی و شفافیت و ایجاد کارآمدی بیشتر در حوزه خدمت‌رسانی به مردم بکوشند تا شاهد کاهش دعاوی ، اختلافات و بی‌نظمی‌ها در جامعه باشیم.

تویسرکانی ادامه داد: با این سیاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور دستورالعمل‌های راهبردی را تنظیم کرده و در جهت اجرایی کردن این راهبردها برنامه‌های عملیاتی نسبت به هر بخشی تدوین شده است.

معاون قوه قضاییه همچنین بیان کرد: در سطح کلان تمامی همت ما این بوده است که در توسعه ثبت رسمی و آسیب‌شناسی جهت تسریع در خدمت‌رسانی و شفافیت خدمات حرکت کنیم و از این رو بهره‌‌گیری از فناوری‌های نوین، کاهش مراجعات حضوری متقاضیان خدمت، حذف مکاتبات اداری و کاغذی، بردن پیشخوان‌های اداری به منازل مردم و پذیرش تقاضاهای دریافت خدمت از شکل حضوری به محیط مجازی اقدامات بسیار ارزشمندی درراستای پیشگیری از وقوع تخلفات بوده است.

وی یادآور شد: طبق آسیب‌شناسی در دعاوی و جرایم قوه قضاییه مشخص است که بسیاری از پرونده‌ها منشاء و شروعی، خارج از دستگاه قضایی و محاکم دارند و اغلب مواقع به تخلفاتی ناشی از علل اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و بی‌نظمی‌های حقوقی مربوط می‌شوند.

حذف دیوان سالاری با ثبت الکترونیکی کلید خورد

تویسرکانی همچنین تاکید کرد: تمامی آسیب‌شناسی‌ها در حوزه خدمات ثبتی حاکی از این است که ما باید در فرآیند ارائه خدمات بازخوانی می‌کردیم و حذف دیوان‌سالاری و بوروکراسی‌های زاید اداری را در این بخش کلید می‌زدیم ؛ به همین جهت در همه بخش‌های سازمان ثبت اعم از ثبت اسناد، ثبت شرکت‌ها، ثبت مالکیت صنعتی، ادارات اجرا، ثبت ملک و صدوراسناد مالکیت به نوعی شیوه‌های جدید، سازماندهی شده و در حال برون رفت از شیوه‌های قدیمی و سنتی هستیم.

معاون قوه قضاییه اظهار کرد: ما معتقدیم شیوه‌های اداری باید متناسب با نیازهای جامعه و حجم خدمات باشد بنابراین ضرروری است که در این زمینه تصمیمات مقتضی را اتخاذ کنیم تا با منابع کمتر، خدمات بیشتری ارائه شود و به طور قطع ارزیابی‌های کلان از نظام اداری کشور حکایت از آن دارد که ما در حوزه امور اداری، بهره‌وری لازم را نداریم و تعابیری از کار مفید بخش اداری در کشور با آمار و ارقامی که در این زمینه ارائه می‌شود، نگران کننده است.

وی با بیان اینکه به همین جهت ما در جهت ارتقای بهره‌وری و ارتقای سلامت اداری، تصمیمات مختلفی گرفتیم و تاثیرات آن هم‌اکنون بسیار محسوس است یادآورشد: طی سه سال اخیر میزان مراجعات حضوری متقاضیان به ادارات ثبت کاهش پیدا کرده است. درگذشته مردم برای دریافت خدمات ثبتی باید حداقل سه مرحله به مراجع مختلف مراجعه می‌کردند اما امروز این میزان کاهش پیدا کرده است و ارزیابی ما این است که در سال گذشته در مجموع حدود ۱۰ میلیون مراجعه حضوری متقاضیان کاهش پیدا کرده و مردم توانستند از طریق سیستم و شبکه‌های مجازی و درگاه‌ها و سامانه‌ها پاسخ خود را دریافت کنند. به گفته این مقام قضایی، این میزان ارائه خدمات باعث کاهش هزینه‌های فراوانی در کشور شده است زیرا بخشی از این هزینه‌ها، هزینه‌های مستقیمی است که مردم می‌پردازد و بخشی هم هزینه‌های غیرمستقیمی است که به حساب نمی‌آیند و مهمتر از آن، مراجعات انبوه متقاضیان باعث تولید فساد در دستگاه‌های اداری خواهد شد.

وی با بیان اینکه سازمان ثبت اسناد و املاک کل کشور در این زمینه موفق عمل کرده است اظهار کرد: بر این اساس توسعه ثبت رسمی و بهره‌گیری از فناوری‌های نوین به ایجاد بانک‌های مجازی و شفافیت و ارائه اطلاعات لازم در محیط مجازی به مردم باعث پیشگیری از وقوع بسیاری از تخلفات و جرایم خواهد شد که ما در این زمینه به سرعت در حال پیگیری و اجرا هستیم و برای هر بخش هم ساز و کار مربوط به آن را اتخاذ کرده‌ایم.

تویسرکانی خاطرنشان کرد: اجرای ثبت الکترونیکی اسناد، ایجاد پایگاه شناسه اشخاص حقوقی و شفاف‌سازی در رابطه با هویت شرکت‌ها و موسسات و دستگاه‌ها، پذیرش الکترونیکی تقاضای ارائه خدمت در تمام بخش‌های سازمان و ایجاد بانک‌های اطلاعاتی در حوزه تعیین نام شرکت‌ها، ایجاد بانک‌های مجازی در خصوص سوابق مربوط به علائم تجاری و برندها، در اختیار قرار دادن اطلاعات این بانک‌ها برای متقاضیان و… باعث شفافیت امور و کاهش فساد اداری در این زمینه‌ها شده است.

ثبت الکترونیکی تخلف دستی را از بین می‌برد

وی در پاسخ به این سوال که آیا ثبت الکترونیکی عاری از بروز تخلفات است؟ هم گفت: در حوزه ثبت سند رسمی در گذشته به شکل غیرمتمرکز امکان تنظیم هرگونه سندی که امکان تخلف در آن وجود داشت، بسیار رایج بود؛ به عنوان مثال درباره صدور اسناد نسبت به وکالت‌نامه‌هایی که از سمت فرد فوت شده ارائه می‌شود که به موجب آن اسنادی تنظیم می‌شد، اگر کسی فوت شده باشد و وکالت‌نامه‌ای در قبل از فوت تنظیم کرده باشد، از درجه اعتبار ساقط است و اجازه تنظیم چنین سندی را به اقدام کننده نخواهد داد و نظایر آن در سیستم الکترونیکی فراهم شده بود.

تویسرکانی در ادامه با اشاره به سامانه‌های فعال در سازمان ثبت اسناد کشور گفت: در حال حاضر ۱۶ سامانه در حوزه‌های مختلف ثبت اسناد و املاک کشور در حال فعالیت است که شامل حوزه عمومی که پورتال سازمان ثبت کل کشور است، حوزه املاک، حوزه ثبت شرکت‌ها، حوزه امور اسناد و سردفتران، حوزه نظارت و هماهنگی اجرا و حوزه مالکیت صنعتی می‌شود. به عنوان مثال از طریق نرم‌افزار ممنوع‌الخروجی در حوزه نظارت و هماهنگی اجرا، بدهکارانی که هنوز معوقات بانکی خود را نپرداخته‌اند، تا زمان وصول معوقات ممنوع‌الخروج می‌شوند . ما مطالبات معوقات بانکی را از این طریق به دست آوردیم و آماری که در این زمینه اعلام می‌کنیم از این طریق به دست آمده است.

رییس سازمان ثبت و اسناد املاک کشور در خصوص شناسایی اموال «بابک زنجانی» نیز اظهار کرد: ما در سازمان ثبت اسناد نسبت به شناسایی و اعلام اموالی که به نام شخص باشد، هیچ مشکلی نداریم و در لحظه می‌توانیم مالکیت یک فرد را رصد کرده و آن را اعلام کنیم.

وی در پاسخ به این سوال که تکلیف اسنادی که در گذشته به شیوه دستی تنظیم شده‌اند، چیست؟ هم بیان کرد: یکی از اقداماتی که انجام شده ساماندهی سوابق ثبت بوده است؛ به این معنا که ما موفق شدیم در تمامی حوزه‌های مختلف، تمام سوابق ثبتی را در بعضی از بخش‌ها به شکل کامل و در بعضی از بخش‌ها اهم اطلاعات را به شکل الکترونیکی درآوریم.

دیجیتالی شدن ۳۰ میلیون پلاک ثبتی تا کنون

به گفته تویسرکانی، تاکنون ۳۰ میلیون پلاک ثبتی به صورت دیجیتالی ثبت شده است که در بانک‌های اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

وی افزود: همچنین تمامی سوابق ۸۰ ساله ثبت علائم تجاری و اختراعات به شکل مجازی در آمده و در بانک‌ها ذخیره‌سازی شده است و در نتیجه اینکه ما ده‌ها میلیون سابقه ثبتی در بخش‌های مختلف را داده‌آماری و پردازش کردیم و با ذخیره آنها امروز می‌توانیم به مردم خدمات رسانی کنیم.

معاون قوه قضاییه در پاسخ به اینکه آیا تا پایان سال قصد رونمایی ازسامانه دیگری را هم دارید یا خیر؟ گفت: اقداماتی که انجام شده تماما به شکل مرحله‌ای پیش رفته است و منزلگاه‌های مختلفی را تعریف کرده که تقریبا در هر بخشی آنها را اجرا کرده‎ایم.

تویسرکانی با بیان این خبر که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حوزه فناوری‌های نوین در سال ۹۴، ۷۰ برنامه عملیاتی تعریف کرده است، هم خاطرنشان کرد: بخشی از این ۷۰ برنامه عملیاتی، پشتیبانی و بخشی ایجاد و راه‌اندازی و بخشی هم مربوط به ارتقای سامانه‌ها و بخش‌های مربوطه است که ما همه بخش‌ها را در سال ۹۴ تحت عملیات داریم و اقداماتی انجام خواهد شد.

آرشیوسازی کل پرونده‌های ثبتی در سال ۹۴

وی همچنین از جمله اقدامات دیگر سال ۹۴ را عکسبرداری از کل پرونده‌های ثبتی در کل کشور خواند وگفت: تاکنون صدها میلیون اوراق در حال آرشیو شدن وعکسبرداری است و ما هم اکنون مبنای آرشیوبندی خود را طبق اهم اطلاعات اسناد الکترونیکی قرار داده‌ایم و در آینده نزدیک فایل‌های الکترونیکی که حاوی تصاویری از مجموعه‌های پرونده‌های ثبتی است هم اجرا خواهد شد.

تویسرکانی تاکید کرد: سازمان ثبت اسناد کشور به شدت به دنبال حذف گردشی فیزیکی پرونده و کاغذ در مجموعه‌های تحت مدیریت بوده و معتقدیم که هرچه برای کاهش گردش فیزیکی پرونده تلاش شود، ما موفق‌تر خواهیم بود. وی ادامه داد: اقدام مهم دیگری که در سال ۹۴ با شدت پیگیری خواهد شد اجرای کاداستر جامع نسبت به اراضی دولتی ، منابع طبیعی و همه عرصه‌های خارج از شهرها و روستاهاست .همچنین ارتقای سیستم کاداستر در سیستم شهری و روستایی از سایر اقدامات است . تویسرکانی درباره آخرین وضعیت اجرای طرح کاداستر در مناطق درون و برون شهری هم تصریح کرد: کاداستر شهری ظرف دو یا سه سال گذشته اجرایی شده اما اجرای جدی و عملیاتی آن بعد از تصویب قانون جامع کاداستر که در اسفند ۹۳ از مجلس گذشت و برای اجرا ابلاغ شد در سال جاری به شکل عملیاتی و جدی پیگیری خواهد شد. معاون قوه قضاییه در خصوص وضعیت تعامل سازمان ثبت اسناد کشور برای ثبت اطلاعات اراضی با وزارت جهاد کشاورزی نیز بیان کرد: متاسفانه دستگاه‌های متولی حفاظت از اراضی ملی تا به حال توانایی لازم را جهت حراست و حفاظت از مجموعه اراضی محدوده خود را نداشته‎اند . وی یادآورشد: از جمله اقداماتی که باید انجام دهند، تعیین محدوده‌های مالکیتی دولت و مراجعه جهت دریافت اسناد دولتی است. اما یکی از مشکلات پیش روی این است که اطلاعات دقیق مالکیت اراضی دولتی ، نامشخص است البته متولیان اصلی مدعی هستند که به دلیل کمبود اعتبارات و نیروی انسانی این کم‌کاری به وجود آمده که دولت باید در این زمینه پیگیری جدی‌تری داشته باشد .

پوشش کاداستر کل کشور طی ۵ سال آینده

تویسرکانی در پاسخ به این سوال که بدون همکاری و تعامل با نهادهای مسئول دیگر، اطلاعات مورد نیاز این سازمان چگونه به دست می‌‌آید؟ خاطرنشان کرد: در درجه اول ما نیازمند عکس‌های دقیق و تهیه نقشه‌‌های یو‌. تی .ام هستیم که در قانون پیش‌بینی شده است و باید نقشه‌های حوزه‌های مالکیتی را دستگاه‌ها نسبت به اراضی دولتی ارائه دهند تا سند مالکیت را دریافت کنند. وی افزود: تاکنون مشکلات و نواقص فراوانی در انجام این امر وجود داشت است و ما معتقدیم که دستگاه‌ها باید با ساماندهی بهتر، در محدود‌ه‌های مالکیتی خودشان گام بردارند تا ما بتوانیم به نظم در حوزه مالکیت کل کشور دست یابیم. معاون قوه قضاییه یادآور شد: تا کنون با بعضی از دستگاه‌ها از جمله با وزارت نیرو، سازمان جنگل‌ها و مراتع تفاهم‌نامه‌هایی امضا کرده‌ایم اما این کار جدیت و اهتمام تمام دستگاه‌ها را نیاز دارد . وی ادامه داد: البته در محدوده‌‌های داخل شهرها و روستاها هم چون مالکیت‌ها عموما به مردم تعلق دارد، ما مشکلات جدی نداریم زیرا در اغلب اوقات مردم همکاری کرده و کار با سرعت خوبی پیش می‌رود.

به گفته تویسرکانی، تا کنون حدود ۹۹ درصد شهرها و روستاها در سیستم کاداستر قرار داده شده اند . وی مشکل اصلی را در همکاری ضعیف نهادها و دستگاه‌های اجرایی و دولتی عنوان کرد و افزود: ما تلاش خود را برای تعامل و همکاری افزایش می‌دهیم تا در کمتر از ۵ سال این اتفاق بیفتد و اگر این اتفاق بیافتد، دیگر زمین و ملکی که به راحتی تصرف شود، وجود نخواهد داشت.

کمترین همکاری متعلق به سازمان جنگل‌ها و منابع طبیعی است

معاون قوه قضاییه در پاسخ به این سوال که در حال حاضر کدام نهاد کمترین همکاری را در این زمینه می‌کند؟ بیان کرد: ۱۴۰ میلیون هکتار از اراضی کشور جزو منابع طبیعی و جنگل‌هاست و نیاز اولیه ما هم تهیه تصاویر دقیق و نقشه‌های یو‌تی‌ام از این عرصه‌هاست که در شرایط فعلی سازمان متولی توانایی تهیه نقشه از محدوده‌های خود را ندارد و عمده تلاش ما این است که ما به سازمان جنگل‌ها و منابع طبیعی کمک کنیم تا نقشه‌های یو. تی. ام این ۱۴۰ میلیون هکتار را تهیه کرده تا بتوانیم در سیستم کاداستر جانمایی کنیم. اگر این کار صورت گیرد کاری جدی و اساسی در این حوزه است.

تویسرکانی اظهار کرد: سازمان ثبت در حال حاضر مشغول تنظیم آیین‌نامه اجرایی قانون کاداستر است که باید تهیه شود و به تصویب برسد . هم اکنون رایزنی‌هایی هم درباره تامین منابع و اعتبارات با سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی انجام شده اما با کم‌مهری دولت مواجه هستیم زیرا برای اجرای یک برنامه بزرگ نیاز به اعتبارات بالایی داریم و با مساعدت دولت این اتفاق با روند بهتری صورت می‌گیرد.

ابزارهای سازمانی باید در مسیر ارائه خدمات بهتر به مردم باشد

رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در گردهمایی مدیران ستادی و استان‌های این سازمان گفت : منابع انسانی، تشکیلات و ابزارهای سازمانی باید در مسیر ارائه خدمت بهتر به مردم و رضایتمندی جامعه قرار داشته باشد.

تویسرکانی هدف اصلی ترمیم نیروی انسانی و امکانات و ابزارهای سازمانی را ارائه خدمت بهتر به مردم و ایجاد رضایتمندی مراجعین با ارتقای سرعت ، دقت و صحّت عملکرد همه بخش‌های سازمان برشمرد.

وی در تبیین نقش مدیریت در سطوح مختلف جامعه و رابطه آن با کارآمدی و بهره وری مناسب در تشکیلات اداری هم بیان کرد: توجه به منابع انسانی و بهره گیری از ظرفیت کارکنان در موقعیت شغلی متناسب با توانمندی و استعداد آنها ، هم زمینه رشد نیروی انسانی و هم پویایی و کارآمدی سازمانی را به همراه خواهد دشت.

تویسرکانی با اشاره به این موضوع که در تلاشیم از همه ظرفیت های سازمان به نحو کامل استفاده شود، گفت: توجه به نیروی انسانی یکی از اولویت های کاری سازمان است و باید با نگاه جدید و شناخت و دقت لازم در چیدمان نیروی انسانی به نحوی عمل کرد که هرکسی در جای خودش قرار بگیرد و افراد متخصص در جاهای غیر تخصصی قرار نگیرند تا شاهد افزایش کارآمدی و بهره وری بهتر در سازمان باشیم. وی عدم توجه دقیق به داشته‌های موجود را یکی از مشکلات برنامه‌ریزی در کشور دانست و گفت: تناسب در تبیین برنامه ، قابلیت اجرایی به برنامه نوشته شده می‌دهد و در غیر این صورت برنامه فقط روی کاغذ می ماند و اجرایی نمی شود.